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管理低效,请使用便签纸

2019年10月23日 11:34

作者:胡浩

来源:胡言非语(ID:hutalking)

老胡今天突然在思考一个问题,我们的管理手段越来越多,越来越先进,各种系统、各种软件层出不穷,但管理效率真的提高了吗?

1 管理的效率的逐步无效化

其实我们管理的效率在逐步向无效发展!

因为眼花缭乱的工具背后,人与人之间的互动和交流变得越发贫乏!

职场人工作时,眼里只有邮件、只有OA,却越来越少见到“人”的影子!

没有人的交流,管理还有意义吗?

——一个办公室的同事之间,可以走过去面对面沟通几句,却总是用邮件或微信;

——项目组的分工,用冷冰冰的电子表格分发下去,再挨个用邮件去催收;

——个人的工作效率也被无数的文档压得死死的,笔记本上记满了内容,却很少有时间回顾,很多重要的事情记下了,却没有得到提醒;

——对于一个工作,要做计划了,打开word或者excel,一行一行开始罗列工作,越做越烦,感觉像在交作业,心里认为计划没什么用;………

很多类似的现象就在我们身边时刻发生着,工具越来越强大,管理却越来越低效!

2管理的本质

管理的本质是什么?

老胡认为,核心在于围绕目标设定清晰的行动安排,并在过程中不断的形成“回路”式的交互沟通!

组织管理是否高效,从目标设定、工作分工、问题处理、资源协调、优先级设定、沟通效率等方面会体现出来,说起来很复杂,但最终还是在解决如何让团队理解工作并高效沟通、执行过程中及时反馈和调整这些问题上来。

老胡认为,越简单越直接的方法,反而更有效!

互联网再怎么发达,软件功能再怎么全面,信息化手段再怎么及时,至少目前来说,都还是需要人来理解和执行。

所以,人的问题没解决,工具就未必有效!

何况如果用一些工具就解决了管理问题,那就是机器人世界,可惜我们不是!

3神奇的“便签纸”

今天给大家郑重推荐一个很好的工具,那就是在我们手边,却毫不起眼的“便签纸”!

1978年美国3M公司的研究人员费兰发明了第一张便签纸。费兰是一位化学工程师,有一天他在教堂唱诗班中唱歌,当他从一本赞美诗中取出书签时,突发灵感,发明了便签纸。来自3M公司的便签纸既简单又实用。

老胡给朋友们分享几个关于便签纸的用途:

1.对于个人而言主要是四个功能:事宜提醒、优先级呈现、工作分类、仪式感。

■ 提醒,由于便签纸具有粘贴功能,而且富有多种颜色和形状,选择醒目颜色的便签纸,标注上关键的事件,在自己的办公环境中设置一个提醒区,贴上去,每天形成习惯去关注,这比手机里设定提醒还有用。

■ 优先级,每天在一张纸上列出当天必须要做的事情,标注每件事情当天的期望结果,并且排序,不做完第一件,绝不做第二件。逼自己专注和提升效率,事情不要多,六件足矣,这就是sixtime,放到一张小小的记事贴上,提醒自己优先级。

■ 分类,便签纸具有各种颜色,可以给自己的工作进行一些定义。

例如:红色代表立刻解决,蓝色表示需要时间思考和创新,黄色表示近期要关注;也可以不同颜色代表不同工作伙伴对应的工作配合等,最直观地帮助自己对事物进行分类,避免精力无法聚焦,忙乱一整天却没有效果和推进。

■ 仪式感,每天的工作都是那么繁忙,甚至不断重复且枯燥,那我们就要学会让自己过得快乐一些,或者让看起来普通的工作变得更有意思一些,那就是要学会具有仪式感!

仪式感,首先是要求郑重其事,其次是要求做到最好。

所以当我们抱怨琐碎工作的时候,可以用一张自己最喜欢的便签纸,将自己要做的工作写上去,每天争取做一个有仪式感的事情,哪怕把一个表格调整到自己最满意的形式,或者尝试着在茶歇时间将一个苹果均匀地分成十五块!

这些仪式感的事情会让自己每天的工作和生活增加许多的色彩和乐趣,也锻炼专注力,一张小小的便签纸会在那里向你招手。

一段日子下来,积累好多张写满仪式感的便签纸会让你的生活、工作状态发生转变,更富有期待和乐趣。

2.对企业中的管理活动而言便签纸的功能就更多了,包括:目标、计划、协调、沟通等方面。

■ 目标,很多朋友所在的企业都进行过目标管理的培训,大家也都明白对于目标最好能量化,但平时我们写计划写报告时,很多人还是习惯于一句话来描述目标,往往不知不觉就变得模糊。

用上便签纸,把自己的目标放入格子中,往往一个好的目标在写出来后就知道该怎么做了!

■ 计划,其实计划是对如何执行目标,如何保障目标的假设与保障,因此最大的一个特点就是需要进行合理的“分解”!

计划就是将复杂的、笼统的工作一层一层、一步一步地分解为明确、可执行、清楚知晓工作成果的一系列工作的组合。

职场中,很多企业都做计划,但实际上是缺乏计划讨论的,列表式的计划总是让人既不想看,也不想去做的更深入,所以这个时候,应该和你的小伙伴们一起拿起便签纸,找一个干净的桌面,坐下来,我们用游戏式的方法来很快将计划做出来!

将计划要实现的目标写在便签纸上放在桌子中间,然后大家围绕着它,思考通过哪些方面或者哪些子成果的实现,或哪几个阶段的工作,能构成这个总目标呢?请一个个写在便签纸上,贴出目标分解的第一层。

接下来大家就开始讨论和思考每一个便签纸上的内容该如何实现?要通过做哪些工作?谁负责?做到什么程度?什么时候做呢?

甚至额外想到的一些创新点,也可以用不同颜色的便签纸标明后贴上去,这样很快就密密麻麻地形成了一个网络图,计划就成型了。

所有的人通过这个互动,都很清楚彼此要做到的目标,很清楚整个框架是什么,什么工作在这个范围内。

最重要的是:参与进来的小伙伴们对整个便签纸形成的工作计划网会牢牢地记在脑海中,正如我们用的思维导图软件一样,但动手写、贴、撕下来、再贴这样一系列的动作后的效果要强好几倍!

老胡强调的是在这样的可视化材料的互动过程中,大家容易统一思想、明确目标,不断地调整想法,最终取得一致。

而且,需要协调和沟通的地方,通过面对面、手碰手的讨论模式,会比发邮件高效几倍。

在此基础上,再将内容放入电子表格或者ppt中,大家对于工作的认同感会强烈许多,而且这个过程并不需要太多的时间,为什么不用呢?

你可以与小伙伴们采用这种模式:“主题”——“发散”——“归纳”——“优化”;

或者采用这种:“分散”——“归纳”——“分散”;

在问题的讨论、工作的创新等方面,便签纸能帮上你的大忙。

4管理切勿唯工具论

老胡提醒朋友们,真正的管理在于人与人之间的协作,切勿将管理走偏到了唯工具论。

如果哪个工具让你的管理变得无需人际交流和互动,宁愿不要它,即使看起来效率高,速度快,也一定会在公司文化、工作氛围、团队协作、责任感、创新能力等方面埋下隐患。

请多动动手,多说说话,多写写字,多与小伙伴们游戏一样地针对问题或目标进行贴纸游戏,用好你的便签纸,管理不再低效。

作者:胡浩,系统量化管理体系开创者;国家首届注册管理咨询师;企业管理落地式辅导第一人;担任多家上市公司集团管理顾问等。创立个人公众号:胡言非语(ID:hutalking)。

亲历企业管理20年,以管理者的思维、顶级顾问的角度,以最直白的语言,为职场人赋能。企业管理知识点、职场案例、感悟分享,尽在“胡言非语”。

  本文来源: 胡言非语 责任编辑:sinomanager-li
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