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安辛迪:PMI让项目管理科学化职业化全球化

2016年09月19日 10:47 编辑: 经理人网编辑

 

要让组织战略完美地落地,组织就需要专业地管理项目,而要专业地管理项目,就需要有经过专业训练的项目管理人才。PMI通过不断与时俱进地更新自己的项目管理体系知识及认证,为全球的组织储备项目管理人才。

 

■ 文 / 黎冲森

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PMI(中国)董事总经理陈永涛先生(左);PMI全球品牌管理副总裁安辛迪女士(右)
可能不少人还不熟悉PMI(项目管理协会),但它所从事的“项目管理”事业却与企业、各类机构的运营以及个人密切相关。PMI创立于1969年,是项目、项目集、项目组合管理领域中全球领先的非营利会员制协会。它推出的《项目管理知识体系指南》(简称PMBOK指南)以及项目管理专业人士(PMP认证)也得到了全球的广泛认可。

PMI一直在努力推进“项目管理”的科学化、职业化和全球化,为组织创造绩效。PMI(中国)就是在这样的使命下于2008年底创立,目前中国已有近15万PMP有效认证人士,是美国之外拥有PMP人数最多的国家。PMI的项目管理事业在中国正被越来越多的人们所认知和接受。

战略依托于项目落地

“战略必须有项目作为依托才能达成。如果没有项目,就没有战略可言。”PMI全球品牌管理副总裁安辛迪(Cindy W. Anderson)说,“所有战略和变革都需要通过项目来落地。因此,组织制定了战略或者明确了战略意图后,就需要识别合适的项目来落实。”就像中国提出的“一带一路”战略,需要通过相关国家的具体项目建立沟通纽带和桥梁才能最终实现。

显然,项目管理在战略落地上发挥着关键作用。根据PMBOK指南的相关界定,按照规模大小和战略地位的不同,组织内项目有着项目、项目集和项目组合三种形式。因此,组织中不同管理者在项目管理中扮演着不同角色。高管通常作为项目发起人给项目以决策和资源支持,而项目经理则负责成功交付项目。安辛迪说:“组织高管专注战略决策,并保证战略得以实施,而具体目标怎么达成,则是项目经理需要做的事情。项目经理在组织中把战略和具体执行连接起来,从而达成并执行战略任务。”

因此,要让组织战略完美地落地,组织就需要专业地管理项目,而要专业地管理项目,就需要有经过专业训练的项目管理人才。PMI则通过不断与时俱进地更新自己的项目管理体系知识及认证,为全球的组织储备项目管理人才。

在项目管理实施过程中,安辛迪认为,项目失败的最大原因之一是项目未能符合战略规划。“很多人可能会说,项目管理属于技术层面的事情,但实际上项目能不能在预算内按时完成反映了领导层和战略管理层的水准。所以,如果项目经理能保证自己所负责的项目符合企业战略要求,那么战略风险就会大大降低,战略成功的可能性也就越高。”

安辛迪介绍,要做好项目管理,首先,项目经理需具备三方面能力:一是技术层面的项目管理能力,二是领导力,三是战略和商业管理能力。“项目经理仅有技术层面的能力是不够的。我们的研究显示,领导力是保证项目达成的最重要能力。战略和商业管理能力是非常重要的商业导向性技能,商业分析、需求分析是其重要组成部分。PMI也通过将这三方面融入PMP认证及续证的要求,促使项目经理在这三方面得到能力提升。”

其次,从组织架构来说,需要具备完善的项目管理流程,而设立PMO(项目管理办公室)则成为当今组织建立项目管理统筹机构的首选。据PMI独家调查显示,全球75%的组织设有PMO,并以适合其组织的形式存在运作,在各层级项目的运作中起着至关重要的作用。安辛迪说:“很多组织高管非常喜欢PMO架构,因为通过PMO架构可以更好地整合协调内部资源,更有效地管理项目执行,保证项目符合组织战略。只有PMO和具备专业能力的项目经理合力,才能达成项目的成功。”

PMI还践行“项目全生命周期管理”。安辛迪说,PMI的项目管理知识体系认为,项目全生命周期管理涵盖项目立项、规划、执行、收尾、全程监控五个过程组,为此PMI制定了已成为项目管理国际标准的PMBOK指南。它对项目管理所需的知识、技能和工具进行了概括性描述。

同时,项目管理还与商业分析和需求分析密不可分。项目管理要获得成功,需要成功的商业分析和需求分析做基础。安辛迪说:“如果一个组织能做好商业分析和需求分析,那么它的项目管理的成功几率就会大大提高。项目失败,往往是因为在需求管理方面做得不够好。”

需求管理贯穿项目始终

《PMI职业脉搏调查:需求管理—项目与项目集成功的核心竞争力》报告显示,在未能实现最初目标与商业意图的项目中,47%的不成功项目是由需求管理不善而造成的;组织每投资10亿美元因需求管理不善而造成的经济损失就高达5100万美元。

需求管理是整个项目管理的一部分,贯穿项目管理的始终。为此,PMI将需求管理细化为需求规划、需求监控、需求分析、需求沟通和需求控制等环节。需求管理涉及项目团队成员与利益相关者(PMI称之为“干系人”)之间的沟通,以及整个项目过程中对需求的变化作出判断和及时响应,把项目和商业目标、商业规划紧密联结在一起。安辛迪说:“但需求管理不是一个独立执行的措施,而是和项目管理紧紧联系在一起。在项目执行过程中视阶段和状态按需进行需求规划、监控、分析、沟通和调整。”

项目不同,需求也就不同,但所有项目的需求管理有一个共同指标,就是需求是否与战略相一致,是否能达成想要的商业目标。安辛迪说:“项目经理要定义具体需求,并在定义过程中做好对利益有关者的沟通和管理,使他们的需求得到正确的体现和满足。需求管理不善可说是项目失败的一大原因,而如果需求管理失败,主要是因为项目经理或商业分析师没能准确收集和识别利益相关者的主要需求是什么。”比如落实“一带一路”战略,首先要与相关国家及其利益相关者进行沟通和交流,明确他们的具体需求和关切点。将他们的需求列入项目总需求并依此做项目规划。

对项目经理来说,商业分析是识别关键项目干系人以及他们需求的重要手段。安辛迪说,很多时候利益相关者对自己想要什么都不甚清楚,这时就要求项目经理拥有良好的沟通和领导能力,挖掘出那些隐藏着的潜在需求。

事实上,目前不少中国企业依然依靠老板个人的感觉来把脉各种需求,缺乏科学的需求管理运作体系做支撑。那么,怎样才能有效地建立起需求管理运作体系呢?PMI总结指出,可以从人员、流程和文化三大领域着手来改善需求管理能力的有效性。

在人员层面,组织须配备合适而充分的人员,并且做好全周期人才管理。PMI(中国)董事总经理陈永涛说:“企业需要专业人士来做业务分析、商业分析和需求管理。而中国乃至全球企业目前面临的最关键问题是,找不到具备相应能力的人才,导致很多决策都是老板拍脑袋决定,不考虑先因后果,也没有大局观。”

在流程层面,组织须实现项目管理流程标准化、正式化和成熟化,以确保在实施各项举措的过程中始终应用良好的项目需求管理实践。陈永涛说:“项目管理流程就是系统制度。需求管理贯穿于项目管理整个流程。我们发现,项目成功率高的企业,都有清晰而完善的项目管理流程。企业老板要合理制定战略,并有相应的流程和专门人才进行配合,这样才能在一定程度上降低其失败率。”

需求管理的方法根据不同的组织环境各不相同,而PMI也为实践探讨提供了多样化的平台与资源。据安辛迪介绍,PMI设有“在线国际社区”,其中有300万项目管理从业者及PMI项目管理专业认证持证人士和10万商业分析人士,大家可以在这个平台就感兴趣的领域及话题进行知识和经验的交流分享;PMI还设有全球高级管理层理事会,会员皆是全球财富500强企业中的项目管理实践方面的佼佼者,目前已有6家中国公司参与其中,大家可以互相分享彼此的最佳实践,从中获得包括优化流程在内的诸多经验。这样高端的平台使得每次的交流成果具备高屋建瓴的眼界和世界领先的水平,而PMI亦能够将这样的交流成果转化为珍贵的项目管理前沿趋势和理念解读,使全球项目管理从业者受益。

在文化层面,组织须打造认可项目管理价值并积极运用项目管理的企业文化,小至为雇员进行项目管理知识培训,掌握共同语言,大至企业高管积极参与项目规划与执行,建立项目管理办公室等。

每个项目都需要做需求管理,只是所涉及的复杂程度和风险程度不同,而且需求管理是综合性的,因为很多业务是跨行业、跨部门,甚至需要很多外部资源来协调完成。安辛迪认为,对于需求管理,最让高管层面头痛的地方就是为达成目标,商业需求是否得到了满足和是不是符合最终战略。“成功的需求管理就是把高管的战略目标翻译成可具体实施的项目。有一个有趣的漫画:一位高管的目标本想打造一个机器人,但因为没有翻译好,等项目最终完成后,却打造成一艘蒸汽船,这就是因为其中的需求没有沟通好。”因此,要做好需求管理,就要做好商业分析,而且一定要专业。

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要善做商业分析

正因为如此,安辛迪说,PMI特别关注商业分析。商业分析包括前期项目论证、中期需求管理和后期解决方案评价等,是项目管理的重要组成部分。《PMI职业脉搏调查》报告显示,一个组织或企业想要成功交付项目,就需要真正善于做商业分析。

何谓商业分析?PMI将它定义为应用知识、能力、工具和技巧来确定问题并识别商业需求,以此提出能够满足这些需求的可行性方案;或者利用这些分析结果来印证和管理商业模式中重要利益相关者的随时有可能变更的需求,以达到商业和项目目标,同时促进项目团队成功实现产品、服务或项目计划的最终结果。

商业分析流程通常会在项目启动前就开始,并在项目结束后继续进行,以确保实现预期收益。项目经理或商业分析师都应具备这种能力,以确保项目和计划成功交付。其实,一个商业模式的创立终归是为了解决一些商业问题,而企业战略所要达成的目标或市场需要总是与现实之间存在一定差距。安辛迪说,商业分析可以通过识别、确定、论证和管理解决方案这一整套流程来确保项目的成功,从而使得组织商业意图得以实现。

“商业分析是一种技能,能把战略翻译成具体项目并达成。但项目不同,具体商业分析就会不同。”安辛迪说,“设定商业目标,与利益相关方沟通,识别商业所需要的商业矩阵,保证需求能够完成,并管理、归档和纪录这些需求,这些都是商业分析的分内之事。”

目前PMI正在拟定商业分析方面的标准。安辛迪透露,该标准将于今年年底正式推出。

8大专业认证保驾护航

其实,无论商业分析,还是需求管理和项目管理,都需要专门人才,因此,PMI推出了相关认证体系并不断进行更新。

目前,PMI已经推出了8大认证体系,包括PMP(项目管理专业人士)、CAPM(助理项目管理专业人士)、PgMP(项目集管理专业人士)、PfMP(项目组合管理专业人士)、PMI-ACP(敏捷管理专业人士)、PMI-PBA(商业分析专业人士认证)等认证,以帮助项目管理从业者和项目团队成员不断提升专业素养。PMI的PMP、CAPM、PgMP、PMI-ACP和PMI-PBA等认证都已陆续引入中国大陆。PMI(中国)与国家外国专家局培训中心就PMI认证体系考试及项目管理在中国大陆地区的推广已持续合作十六载。2016年6月,PMI-PBA认证引入了中国大陆。获得PMI-PBA认证可以展现项目经理和商业分析师在商业分析和确认商业需求领域的专长,与利益相关者展开更有效的合作并改善项目成果,并为他们带来更多事业发展机会。

PMI的市场调查表明,半数以上的组织计划整合他们的项目管理和商业分析实践,以应对和适应目前所面临的剧烈变化环境,并为企业的战略转型和绩效提升创造价值。安辛迪说,PMI推出的系列认证能有效地帮助各组织占据市场优势,并帮助项目管理者培养更敏锐的市场嗅觉和满足其项目管理的专业技能,更好地领会组织高层商业与战略意图并管理项目全生命周期,保证项目的成功交付并实现预期收益,从而支持组织实现长远战略目标。

据悉,目前中国大陆已有超过100万人参加了PMI项目管理知识体系的培训,有近15万专业人士持有有效认证。另外,针对本土企业和组织,PMI(中国)建立了企业项目管理交流社区(PMONG),通过组织会员间跨行业的实践经验及案例分享达到提升PMO对项目、项目集和项目组合的管理及支撑。项目管理的价值在中国大陆各类组织机构和项目管理专业人士中获得了较为广泛的认知度和认可度。PMI亦逐渐被中国项目管理界所推崇。

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