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这套法则,是所有时间管理技巧的精华

2017年06月19日 15:11 编辑: 经理人网

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如何才能最高效地利用时间?

关于这个话题,网上会有无数的课程,无数的公众号文章,试图传授给你种种技巧(我自己也写过不少)。实际上,光是把这些技巧全部列出来,可能都要花上不少时间。

但是,你是否会觉得:学了这么多技巧,还是不知道应该怎么做?

这是很自然的。很多时候,选择太多,还不如没有选择。尤其是像我这样的选择困难症患者,有一套一以贯之的心法,就已经足够了。

所以,我今天打算一劳永逸。

我将无数的时间管理技巧,总结归纳成了这套「12345法则」

掌握这套法则,不客气地说,90%的时间管理内容,基本都不用再看了。因为它们的核心,都离不开这套法则。

我自己就是这套方法的践行者。这几年里,得益于它的帮助,取得了一些小小的突破。所以,今天把它分享给大家。

这套法则,其实没有什么新奇的地方,大多数都是非常经典的技巧。但是,它们既容易上手,又切实有效。任何一个人,经过一段时间的练习,都可以掌握,并应用到自己的生活和工作中。

下面详解。

1:一件事情

简而言之:任何时候,在一段时间内,只做一件事情。

这是这套法则的核心。

我在之前的多篇文章里,都提到过这一点的重要性。

很多人在工作中,习惯让思维不断地进行跳跃。写一会报告,刷一下网页,查一下资料,收一下邮件,做一下数据,回应一下客户,再回去贴图表…… 诸如此类。

更常见的,是一边开着微信客户端聊天,一边工作。我想,绝大所数人,都有这个习惯。

这样的后果是什么呢?你永远都没有办法,获得真正的「专注」

而专注,是这个时代最可贵的一种特质。

我们这个时代,有太多的信息和诱惑,每个人都非常焦虑。焦虑什么呢?焦虑于一种对信息的「不安定感」。

我们时刻都在接收着大量的信息,但越是这样,我们越是担心:

我是否错过了什么信息?

有哪些信息需要我去处理?

如果我没有处理,会不会产生什么后果?

其实,我们每天接收到的信息,99%,都是无关紧要的。

最重要的是什么?就是你手上正在做的事情。

专注把每一件事情做好,才是最重要的品质。

因为,定义一个人社会价值的,永远是他的产出。把一件事情做到100分,胜过把一堆事情做到80分。在商业社会上,「完美」跟「合格」之间的差异,很多时候是数以百倍计的。

但是,投入在一件事情上面久了,很容易产生两种心理:一是对于结果和预期的不确定,二是长时间缺乏反馈的空虚感。

这两种心理,会迫使我们,去寻求更短期、能够获得即时反馈的行为,使大脑获得新鲜刺激。

如果你受制于这种心态,你就很难真正把任何事情,做到100%的极致。

而这,也正是「优秀人才」和「普通员工」之间的差异所在。

2:2个步骤

当你有一个新任务需要去做时,不要着急下手,按照这两个步骤去做:

1)思考:它能够在一两分钟内快速完成?

2)行动:如果可以,立刻着手完成它;如果不行,把它记下来,安排时间去做。

举一个最常见的场景:

你专心工作了半小时,终于告一段落。停下来,打算休息5分钟,再着手去做下一项任务。这时,你打开微信,发现同事问了你一个问题,希望你给他传一份资料,你应该怎么做?

最好的方式,是先思考:帮他找这份资料,需要花费多长时间?

如果仅仅是举手之劳,一两分钟就能搞定,就马上找给他;

如果比较麻烦,需要整合,需要从多个位置寻找,那么,回复他:我现在比较忙,一会有空了再弄。然后,把这件事情记在清单上,等有空的时候再去做。

这个原则的目的是什么呢?避免我们的计划受到干扰

很多人会有一种感受:明明制定好了每天的计划,但是一天下来,总觉得自己什么都没干,待办清单上面满满的都是「未完成」。

为什么?很简单。因为我们一整天的时间,都在处理「应急的事情」和「别人的事情」。

我们制定的计划,不可避免的,总会受到干扰。如何最大化地保证计划的效果,降低干扰?

这就需要插入这两个步骤:对所有干扰进行快速预判:是立刻执行,还是写到计划里面,等待下一步去执行?

然后,再按照预判结果去行动。

具体的标准以多久为宜呢?建议是以2分钟,作为「立刻去做」和「规划去做」的一个界线。

它能够实现这么一个平衡:既可以把细小的琐事尽快搞定,避免别人等太久;又可以避免计划中断,一直忙于应对外界的影响。

其实,延伸来讲,任何事情,都需要两个步骤:「思考」和「行动」

如果对于一项任务,我们判定它超过2分钟,需要另外安排时间执行 —— 那么,我们可以再次对它进行分析:这个任务,是可以立即执行,还是需要先进行思考和规划,然后再执行?

如果是后者,我们就可以在清单上,为它留出思考的时间,和执行的时间。

然后,再在合适的时间,按照我们的安排,去完成这项任务。

3:三个清单

在第二点中,我们记下来的任务,如何呈现在清单上,如何给它们安排合理的时间段?

这里,可以参考我在《高效管理时间的秘诀,就在于这三个清单》里提到的「AFD清单工作法」

简而言之,所有的任务,都可以分成三大类:

1)可以明确执行的(Action);

2)需要进行思考的(Focused)

3)简单,琐碎,不重要的(Dessert)。

第一类,尽量留出一整段时间专注去做,屏蔽一切干扰。每段时间以25分钟到40分钟为宜。如果你状态非常好,注意力极其集中,也可以适当延长。

第二类,在你完成一个任务,觉得疲劳,需要放松和休息的时候去做。这样,可以激活大脑不同的区域,让负责执行的部分得到休息,同时维持大脑的活跃和动力。

另外,也可以放在碎片时间去做。例如,我常常会把「撰写文章」分解成多个部分。像「思考结构」「寻找选题」「寻找切入点」等等任务,就会放在平时的碎片时间里(比如乘车,步行,吃饭),利用这部分闲暇去做。一来节省时间,二来也可以把这部分时间利用起来,不至于浪费。

第三类,在自己状态低落,情绪消沉的时候去做。

一方面,可以见缝插针完成这些事项,另一方面,也可以通过不断积累「成就感」,让自己迅速摆脱低落的状态,快速进入状态。

这里也提一个很常见的问题。

有读者问:看过很多讲时间管理的文章,有些会说,优先做最困难的事,这样后面会更顺手;有些会说,优先从简单的做起,逐步积累成就感,让自己状态得到提升。究竟应该先做什么?

这其实需要看你的状态。

如果你状态高涨,精力充沛,那最好按照「Action」里面的清单,按照优先级,先全力以赴解决最困难的事情。这样,就算后面什么都没做,你这一天也不至于浪费。

如果你状态不佳,那就从简单的做起,先把「Dessert」里面的事项搞定。以期快速恢复状态,去做「Action」里面的任务。

利用好这套「AFD清单」,可以让每一天的时间,得到更加合理的利用。

4:四个象限

写在「Action」和「Focused」里面的事项,应该按照什么顺序去做呢?

这里需要用到一个非常经典的技巧:四象限法。

简单介绍一下:四象限法,就是把所有需要做的事情,按照「重要性」和「紧急性」两个维度进行分类。

于是,我们就会得到四个象限:

重要且紧急;重要不紧急;不重要但紧急;不重要且不紧急。

接着,再根据这四个象限的内容,安排不同的应对策略:

1)重要且紧急的事优先去做。

它们应该被写在「Action」中,有明确的执行步骤和标准,可以立刻行动,不需要经过思考。

2)重要不紧急的事,每天安排固定时间去做。

它们有两类。一类是每天坚持的习惯,比如背单词,健身,读书等。这一类应该写入「Action」,并有明确的执行步骤和方式。

第二类,是需要思考的问题,以及没有明确分解的任务。这一类,应该处于「Focused」之中,通过安排碎片时间思考,对它们进行剖析,分解,从而,从「Focused」中转移到「Action」,并设定好具体的执行步骤和时间。

3)不重要但紧急的事,尽量安排别人去做。

这一类事情,包括回应,对接,等等。如果可以,尽量让更适合的人去做(也就是对他来说是「重要」事情的人)。如果不得不自己去做,尽量简明扼要,以结果为先,快速落地,不要在上面花费太多时间。

4)不重要且不紧急的事,不要去做。

这种事情,除了浪费我们的时间,没有任何价值。除非是需要娱乐消遣,否则不要去碰。

5:5分钟

当你即将动手去做一件事情时,告诉自己:

什么都不要想,先做5分钟再说。

理想情况下,当你去执行「Action」里面的任务时,你应该事先已经对它做好了规划:该做什么,怎么做,按什么步骤做,需要什么资源……一清二楚。不需要任何思考,就可以立刻动手。

但实践中,很多时候,未必能做到这样。你可能会耽于思考,会畏手畏脚,会沉吟不定。

—— 这其实是最浪费效率的做法。

很多时候,明明确定好的任务,也许就在你反复思考的过程中,不知不觉被拖过了时间。

你会骤然发现:怎么这就下午了?我还什么都没做呢!

这也是许多拖延症患者的症结。总是对一件事情抱着种种疑虑和担忧:我要是做不好怎么办?会不会产生什么问题?是不是还会有更好的方法?诸如此类。

但其实,我在前面已经提过:大多数的任务,都需要经过两步:思考和执行。执行的时候,不要再花时间去思考 —— 这是「思考」这一步里面,应该完成的事情。

还是以撰写文章为例子,讲一下。

假设我把「撰写文章」分成两部分。思考部分,Deadline为4号晚上24点。执行部分,Deadline为5号晚上24点。

那么,当时间走到4号晚上24点的时候,即使我觉得还有几个地方不够完善,也得在这里停下来。因为,我留给自己思考的时间已经到极限了。如果再花时间去思考细节,就会导致后面的「执行」被拖延 —— 我就没法在5号晚上24点前完成这篇文章了。

同样,当我结束思考之后,下一步,就是把之前思考的内容,组织成文 —— 这是「执行」的环节。在这个环节,即使自己不够满意,也不要再花时间去反复思考,这样只会导致计划被打乱。

所以,避免这种情况,最好的方式,就是始终保持这种习惯:

当需要「执行」的时候,不要迟疑,先立刻开工,先做5分钟再说。

人是一种很奇怪的生物,当你开工之前,你会犹豫、踌躇很久;但当你开工之后,你就很难停下来了。因为「契可尼效应」的存在,如果你停下来,你的心里会始终挂念着这件事情,从而降低你在其它事情上的投入状况。

所以,这也是消灭拖延症的最好方法:不管三七二十一,先行动了再说。

用行动倒逼思考,把一切拖延,扼杀在摇篮里。

最后,复习一下这套「12345法则」

一件事情(核心)

两个步骤(任务记录)

三个清单(任务规划)

四个象限(策略分析)

5分钟(执行)

当然,这套法则,只是一套心法,实践操作中,也许还会有很多问题:如何分解,如何规划,如何分析,如何思考……等等。

所以,后面还是会写相关的文章,详细讲讲这些细节。如果有需要,也可能会开相应的课程。

毕竟,学会管理时间,让自己的时间效益最大化,是这个时代的我们,最基本的「自我增值」技能。

另外,可以参考下面这些以前发过的文章:

别让多任务工作,谋杀你的效率

这几个简单的工作习惯,使你变得更优秀和高效

高效管理时间的秘诀,就在于这三个清单

永远不要等到「一切准备就绪」才去行动

来源:界面网

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