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毕业三年,我学到的5种职场高效工作方法

2017年08月21日 14:51 编辑: 经理人网

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毕业三年了,从一个职场小白一步步走过来,深感职场的基础高效方法十分重要。尤其身处迅速变化的互联网,一刻不学习就会落后,然而如何保持自己个性的同时,还能够高效工作,也正好基于 Scott Young 书中 Study Less, Learn More 的学习方法,今天来梳理一下学到的职场方法。

1 学生思维 vs 职场思维

职场没人在意你输入什么,只在意你输出了什么。

是的,也许你每天背 30 个单词,每晚去健身房跑步,游泳终于会换气了,画画也有了进步,偶尔还会去打太极,做做手工,你看过 1000 本书,去过无数场音乐会;你的音乐 App 上收藏的都是没人发现的好听的歌,学了各种各样的技能比如调酒跳舞唱歌乐器,而职场里,你的职位是一名会计——那这些都不是你的职场能力,你的职场能力是会计应该拥有的技能。

职场没有我们想象中那么冰冷,但是也绝不是我们想象中那么纯良——你不拿个结果出来混日子试试看?

输入知识和技能是很好的个人成长,这都是丰富你的视野和知识,没什么不好,但是你的上司在意的更多是:你对部门产生了什么价值?你能创造怎样的价值?你输入了这么多是你自己的事情,但输出什么才是公司的事情。

学生思维是“从这份工作里我能学到什么”,职场在意的是“你可以为这份工作带来什么”。

你看那些面试时候说我想来贵公司学什么学什么的进公司了吗?往往能胜任这份工作的人至少说的都是我能给贵公司带来什么带来什么。除了人力成本以及学习成本,还有更多的是你既然什么都不会全部要来了学,公司为什么还要要你呢?

职场当然也在意输入,这就是为什么到了天花板如果还想进步就必须走人,公司怕留不住你,自然会给出能留住你的东西,这是基于能力强的职场人士了,然而你如果一直待在地板,那很可能会被扫地出门。

当我们明白这个最最核心的职场原则后,高效工作的首要思考法则是:我能为公司带来什么?你所有的工作目标都是围绕这个展开的。

2 个人情绪 VS 职场自控力

如果说第一年在公司洗手间看到痛哭的女生还会上去拍拍肩膀递个纸巾安慰几句,哪怕是陌生人,到第三年的时候再看到这种情形,无非是当做没看到,给对方仅剩的逃离了的尊严和空间。

我想,大多数的我们都经历过上班前半小时还在和人争吵,昨晚刚分手第二天肿着双眼黑着眼圈,朋友聚餐一嗨KTV到天亮,或者昨晚喝多了宿醉醒来,还有一口气把《权利的游戏》当季追完了……各式各样的个人状态,生活其实很难和工作彻底分开,所以偶尔也难不带着情绪上班。

那第二天的工作里会出现什么呢?

方案改到最后一版还有错别字,开会两三句反对声就立马吵了起来,“你干嘛针对我!”跟同事工作协作也不耐烦,“你可不可以快点,我有事想早点走。”总之一句话,我就是心情不好,我就是不想做事,等我心情好再说吧。至于办公室抽风撒泼吵架的,反正我是没见过,但有听闻。

最可怕的,心情不好,所以怀疑人生,一会儿辞职信就递出去了。

一个无法有效控制情绪的人,一定是无法控制自己的人生的,就算是和平年代,也会把自己工作生活弄得兵荒马乱——值得骄傲?并不是人人都是艺术家,情绪创造的价值只是针对部分人群。

进办公室前,请丢掉你的个人情绪。

对于大部分人来说,就算上一秒老板再生气,怒骂了项目,如果真是没做好,那下一秒该做的不是冲出办公室去洗手间哭上半小时,而是体面地拿起项目书,回到工位上继续改进。宣泄情绪没有错,错在宣泄情绪对项目并没有任何帮助,还浪费了时间。

如果不喜欢一家公司,早点离开一定不会更糟糕,拖拖拖拖只会后面悔不当初浪费生命。但如果并不会选择离开,那既然有留下的理由,请对工作尽心尽力。

3 真正工作时间 VS 工作时长

每天工作 8 小时,每周工作 5 天,一周 40 个小时工作量,更甚有 996 工作制,可是算一算每天你的真正的工作时间是多少?

你可以专门用一天来记录你的“时间去哪儿了”。

从聚焦一个事情开始计时,到结束。从打开手机看公号文章开始,到把手机放在一边。如果第一天记录很多信息丢失,你可以连续记录几天。你会有惊人的发现!…比如,你每天在微信上的聊天时间居然每天超过了 6 个小时!

当你刚到公司打开电脑的时候,朋友给你来了微信消息,于是你聊天窗口,回复了他。一来二去一聊就是半小时。很快就饿了,那去 pantry 吃会东西吧。

回来决定工作了,突然想起这周家里的保洁还没有预约,忍不住打开手机打了电话。

之后,你非常自责,于是你打定主意,不再为任何事情分心了,专心看书。可是工作有点难,那先挑容易的解决吧。没过多久,中午到了肚子饿了,同事一招呼,就吃饭去了。下午午休一会儿,赶在下班前马马虎虎完成工作,可是有点晚了,于是定了份外卖,慢腾腾吃完,在办公室玩把王者荣耀,八点了,再坐一会儿就可以赶上末班公车了。

临行前发了条朋友圈,拍张办公室图加上文案:“10 点以后的我司大楼长这样。”

请你不要伪装努力工作。

真正的工作在于完成目标,你在这家公司想要达到的目标是什么?把你的年目标分解为季度目标、月目标和周目标。最后落到每日工作的执行上。

伪装努力其实是虚伪地自我感动,对公司毫无价值之余,对自己也是毫不负责的态度。

避免伪装努力的办法是列出清晰的工作 to do list,比如:

1.重新制定你的目标,并给出相应可执行计划,每天开始工作前列工作清单,结束前进行复盘

2.合理规划自己的时间,记录每一个任务的投入产出比

3.产出数据化

就算每天工作十八小时,最后的数据是垃圾,那你的工作就是垃圾。只有目标+计划+执行+结果清晰地列在你面前,你才不会伪装工作。

4 日常作息 VS 工作效率

职场新人都会被一个问题所问懵:“熬夜到底会不会影响明天的工作?生活和工作如何平衡?”

其实与其去做每天的时间管理,不如做精力管理。

从工作的角度来说,是完成你的工作目标——无精打采地工作一天,不如精力充沛地工作一小时,你的至少工作上的的安排都应该是充沛的精力下完成。

精力管理分两步:

一、增加你的精力储备;

二、将你的日程表由线性的改为循环式的。

一、增加精力储备:

1.每周都有3-5次的30分钟以上的有氧运动。

锻炼可以让你精力更旺盛,睡眠质量更好,工作效率更高。白天办公室坐了一整天,晚上健身房出出汗,保证基础的身体运作健康,是对自己很好的事情。而且,缺乏锻炼容易没有精神,而缺乏精力会让你更容易分心,更容易思维迟钝,本来一小时可以完成的事情,你却花了两小时才完成。

2.保证充足的睡眠

在人人努力奋斗的中国,一旦进入职场,新人很快就会意识到一天中最应该减少的东西就是睡眠时间。为了自证努力,甚至有人秀自己每天只睡几个小时。有一种睡眠不足,叫虚荣心作祟。每天把时间排满会让自己感觉如此的勤奋与努力,但事实并非如此。

埃里克森教授(K. Anders Ericsson)研究发现,表现优秀的人每天平均睡8小时36分钟。相比之下,普通人非周末每晚只睡6小时51分钟。

根据美国国家睡眠基金会 (National Sleep Foundation) 的一项调查显示,约有三分之二的被调查者,都被工作日的睡眠时间不足而困扰,于是在方方面面表现失常:工作效率会下降,也不会去运动了,食欲也好不到哪儿去。还有科学家称:少睡四个小时造成的损害与喝六瓶啤酒不相上下。具体可阅读印象笔记之前文章:世界上最傻逼的事情,就是睡得不够多

所以呐,尽量多睡。

3.健康饮食

爱吃肉食和零食甜点的人注意了,这样的事物吃多了会让血糖忽高忽低,少吃为好。每餐也别吃太饱,否则血液都用于消化,你就只想去睡觉,根本没精力学习了。

二、选择循环式作息计划

线性的时间计划是平均安排时间执行工作,循环式作息计划集中部分精力,解决绝大部分问题。

会工作的人要学会玩儿。到底熬不熬夜,取决于你熬夜做什么,第二天的工作计划是什么,以及熬夜的频率是怎样的?客观来看,这完全是智商可以解决的问题。优秀的人不止会工作和学习,更会休息。

其次,工作时请高度集中注意力。 可阅读印象笔记如何有效提高专注力,避免走神?这个时候也可以批处理各种事情——将那些类似的、分散的工作集中起来一次做完。

比如你要做这些零散的事情,查看手机消息,回复家人的电话,打扫房间,把一本电子书传给朋友,把工作资料传给新来的同事。不要想到什么做什么,而是集中一小时,完成所有的这些零散事情。若不是非常紧急,别的时间就不要频繁查看手机消息了。

刚毕业的时候,我们总是疲于应付各种各样的突发事件,什么任务来了就做什么。手机每隔几分钟就看下,来了消息必定秒回,上司交代一件小事,马上就着手去办。这样一天下来,总觉得自己一直在忙,但是又没有作出成果。所以,对于这些零碎事情,后来就学会了集中处理,不让它们在工作的时候打扰到自己。

还得提高自己的注意力阈值。注意力阈值是指集中完成某项工作的最长时间。超过这个时间,注意力就会急剧下降。通过不断接受越来越多的批处理,你可以逐渐提高你的注意力阈值。阈值越高,你一次完成的工作量也越大。

5 沟通效率 VS 内向外向

工作之前,觉得只有说话才是沟通。觉得内向外向才会影响沟通,其实根本不是这样的,比如我在不同团队会呈现出不同的内、外向性格,以及会被工作性质都会影响,而这个问题的本质其实是职场新人如何提高沟通效率?

1.重要的任务一定要落到纸面:

沟通效率到底有多少重要,不用赘述,锅背多了,自然知道。工作半年以后,带着血的教训写下一条工作笔记: 所有重要事项电话之后必须发文字邮件佐证,防小人事后杜撰翻脸,和不专业的人合作,只会得到不专业的结果。

不管是会议、还是电话沟通后,哪怕是被同事拉着口头聊了项目的一点头绪,也要及时的把口头沟通变成纸面文字,发送/在印象笔记里共享给对方。

特别是在谈合作的时候,聊得时候事无巨细,但是都一笔带过,好像什么都OK,为了防止后面种种紧急情况,在合作之后应该第一时间把聊天内容转化为邮件,给对方发过去,并且如果可以再微信通知对方一声,至少得到对方收到邮件并查阅的反馈,这场沟通才算完成。

2.关于邮件沟通的几个简单小Tips:

a. 别逃避邮件。周日晚上前先看邮件,基本周一早上都是会,做到在会前对最近情况有最新了解。而不是周一早上匆匆忙忙地才知道。别逃避邮件合理使用它,会大大提高你的效率。

b. 抄送的力量。隔壁团队放了我几天鸽子的邮件CC一下他们老大,事情推进效率立马提高两倍不止好吗!

c. 越短的邮件越容易得到回复,这个最简单易懂,因为每个人应该都有体会,但自己发邮件的时候往往就忘了。我自己的真实情况是,两三句话的陌生邮件会立即回复,五句话以上的陌生邮件就会放一放。放一放的意思是,大部分放着放着就再也不会去回了。

d. 别说你自己的事儿,说这事儿跟Ta有什么关系。

e. 把附件里面的重点内容贴到正文。里然后在写邮件的时候很多人直接写一个:见附件。然后甩一坨文档PPT之类,就不考虑人家下载打开很烦吗?完全可以把附件里面的重点内容贴到正文里,方便别人快速浏览,有需要的再下载附件方便查看详细部分。

f. 如果你是不太会写邮件,就把同事间的邮件,特别像在外企,如果有英文邮件保存进印象笔记没事去看一看,从学习开始,到后面自己写起来也熟门熟路。

3.如何用微信进行工作沟通

腾讯官方数据显示,80% 的人会在工作中用到微信,甚至 30% 已将微信作为主要工作工具。排除一部分限制网络的行业、限制使用腾讯服务的企业,可以说:

无论你多么抗拒,你的工作已经离不开微信了。

具体做法参考:25% 的人都在工作中被微信这 8 个问题折磨

4.每天的沟通都是一场面试

a. 不管公司规模大小,你的老大都是很忙的。等到他突然问你工作,却一问三不知是最糟糕的现象了。不如先发制人,反客为主,每天积极沟通,说到老大烦死你了,看见什么都会想让你去处理的时候就是你的好日子来了。

b. 用数据说话。

当然很多人说数据也不精准也会骗人。但是真正骗人的应该是统计而不是数字。新人最爱说“我以为我觉得”,然而真正应该最常说的是“根据数据结果来看”。

c. 经常描述你的工作。

习惯向别人描述你的工作,包括你工作的方法、内容、经验以及成果。这些就是你经过回顾、整理、总结以及改进这个过程以后产出的结果。别人问起你只能说“打打杂而已”的话,证明你没有做好这份工作,你对它很陌生。

d. 沟通的时候,抓重点,别总想要赞扬,也不要抱怨。

别太把自己当成宇宙的中心。据《向上汇报》中一项针对高管们的调查显示,只有一半的人在做汇报的时候,能保持一个中正的合作态度,而另外一半,不是来祈求赞赏求认同,就是怀揣着愤怒的情绪抱怨团队不配合抱怨资源缺乏。事实上,你的沟通就只有一个目的,那就是帮助高管们做决策,以及你能够为他们做什么,或者需要他们为你做什么。任何跟这几条无关的信息都没有价值。

好好做事,老板不瞎,会看见你的实力。

最后,一定要选择一份自己喜欢做的工作啊!这样每天上班、下班 24 小时地开心,幸福指数也会蹭蹭蹭上涨,希望你也享受你的工作~

来源:印象笔记

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