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实现企业办公室行政管理精细化的思路和对策分析

2022年01月13日 16:23 阅读:3,687

伴随着经济社会以及科学技术的不断发展进步,现如今我国企业办公室建设也取得了创新性的发展。对于企业办公室来讲属于企业开展管理工作的一个重要场所,能够对企业的正常运行以及快速发展产生非常重要的价值和作用。所以企业办公室行政管理属于每一个企业以及单位必须要开展的工作,在时代发展的强力推动下,精细化管理成为目前企业办公室行政管理的一个重要发展方向。因此,本文便针对实现企业办公室行政管理精细化的思路以及对策做出分析和探讨。

■文/郭遥

关键词:分析探讨;企业办公室;精细化思路;行政管理;对策研究

对于行政管理来讲,其属于一个企业日常管理工作中非常重要的组成内容,能够对企业正常运行以及高效发展产生重要的影响。所以,在新时代,企业应给予办公室行政管理工作改革以及创新足够的重视,采用各种有效措施来不断提升企业行政工作的管理质量以及管理效率,促使企业办公室行政管理工作能够不断地向着精细化管理方向发展。对于行政管理精细化发展来讲,其不但能够有效提升员工自身的工作质量以及工作效率,同时也属于时代发展背景下行政工作的一个主要发展趋势,其不但能够为企业节省各方面的资源,还能够推动企业实现可持续性发展。

一、针对企业办公室行政管理的作用分析

(1)具备策划作用

与企业当中的领导层相比,办公室当中的行政管理人员所能够接触到企业基层的机会更多,所以行政管理人员对企业当中各项信息以及资料的了解和掌握也相对更为全面一些,从而能够更好地辅助企业领导层做出更多更为准确科学的决策,进而能够充分发挥出出谋划策的作用[1]。不过这种策划作用并不是取代领导层而擅自做出某种决定,其主要凸显在辅助性作用方面,能够为领导层做出各项决策提供相应的信息以及建议作为参考,进而促使企业领导层做出的各项决策,能够贴合企业实际情况,保证各项决策的适用性以及有效性。

(2)具备协调作用

对于企业办公室行政管理工作来讲,其还呈现出了非常强的协调作用。在企业实际运营发展的过程当中,通常都需要各个部门以及各个人员之间的协调发展,需要尽量避免各个部门或者各个人员之间产生冲突以及矛盾,使其能够切实围绕企业自身发展战略目标不断提供自身应有的服务。企业办公室行政管理工作便能够对此发挥出强有力的协调作用,其能够通过对不同部门的任务以及职责的有效分析,利用行政管理手段对各个部门之间的关系进行调节以及及时作出有效沟通,进而为企业健康稳定的运行发展提供一份保障。

(3)具备整理管理作用

企业办公室行政管理工作还能够在企业实际运营发展过程中发挥出整理以及管理作用,且属于企业各项工作顺利开展的一个重要基础条件。例如:企业在实际运营发展的过程当中所涉及到的各种档案资料等,便需要相关行政管理人员来进行详细的分类以及整理。除此之外,企业在开展各种会议的过程中,也需要相关行政管理人员的有效参与,同时结合会议开展的实际需求,来对会议流程作出科学合理的设置,并且对出席会议的相关人员作出相应的服务以及管理,从而促使企业的各种会议能够顺利有序地开展下去。

二、针对目前企业办公室行政管理存在的相关问题分析

(1)行政办公制度不够完善

任何企业单位当中的各个部门都必须要有相应的规章制度,才能够保证各个部门的工作得以顺利高效地开展,从而更好地为企业做出服务。而管理制度的合理性以及完整性则是保证办公室行政管理工作顺利开展的一个重要条件。从现状来看,部分企业在实际运行的过程中较为缺乏一个完整的行政办公制度,这使得办公室行政管理工作的实际质量以及效率都不高。甚至部分企业单位并没有结合办公室行政管理工作的性质来制定一个有别于其他部门的规章制度,所施行的制度也和其他部门大同小异,缺乏良好的针对性,同时实用性以及操作性都不够强,这对企业办公室行政管理工作的高效开展产生了极为不利的影响。

(2)各部门之间的协同性相对较差

对于企业办公室行政管理工作来讲,其实际开展的过程中需要企业内部各个部门以及各个工作人员积极有效的配合、沟通以及合作才可以顺利高效的完成,所以企业办公室行政管理工作并不是一个人以及一个部门能够独立完成的。从现状来看,很多企业单位在实际开展行政管理工作的过程中,存在部分员工以及部门缺乏较为良好的协作能力,难以开展有效的交流和沟通,更缺乏较为良好的合作意识,在工作过程中出现问题时,往往容易出现互相推诿的现象,这使得办公室行政管理工作质量以及效率难以得到有效提升,从而促使企业的管理成本在一定程度上不断增加。

(3)相关工作人员自身综合素质相对较低

从现状来看,在部分企业当中,存在相关行政管理人员综合素质偏低的问题,难以胜任企业办公室行政管理这份工作。由于办公室工作存在着一定的特殊性,所以很容易导致一些工作在出现问题后没有具体的责任人可以进行追究,这便导致在此类问题出现时,企业办公室行政管理人员难以及时有效地对相应问题进行解决,同时由于部分员工综合素质相对较低,缺乏较为良好的责任感以及主人翁意识,所以在面对这种没有明确责任的问题时,往往也容易抱着不够积极的心态来进行处理,最终的结果便是问题解决的不够彻底,逐渐形成问题堆积,进而引发更多更大的问题产生,这对企业的正常运行产生了极为不利的影响。

除此之外,由于企业办公室行政管理人员的综合素质相对较低,导致其缺乏较为良好的精细化管理意识,这使得在各种办公室制度以及规定进行制定的过程中,难以具体全面地考虑相应的完善内容,更难以细致客观地分析和统计出目前行政管理工作存在的问题以及不足之处,进而对精细化管理的实施产生了不利影响。

三、针对实现企业办公室行政管理精细化的思路分析

(1)注重提升管理者对精细化的重视程度

对于管理者来讲,其对企业正常运行能够产生至关重要的作用,其属于企业发展方向的制定者以及引领者,唯有企业管理者拥有良好的行政管理精细化意识,才可以保证企业办公室行政管理工作实现精细化管理,才能够切实有效地制定出相应的制度以及规定,同时对各项制度以及规定的确切实施做好监管工作[2]。因此,注重不断提升企业管理者对企业办公室行政管理精细化的重视程度,属于实现企业办公室精细化行政管理的一个前提条件。

(2)注重制定精细化的管理制度

通过科学合理地制定相应的奖惩制度以及打造完整的管理流程,能够有效帮助企业实现办公室行政管理的精细化管理。一个较为完善健全的精细化管理制度能够有效约束相关工作人员的思想和行为促使其能够更好地开展自身的本职工作,同时还能够有效激发和调动员工的工作热情以及积极性,促使员工为企业发展提供更为优质的服务。所以,企业必须要注重建立健全一套科学合理的精细化管理制度,使其成为相关工作人员的思想以及行为的重要依据。通过精细化管理制度的构建能够保证企业的各项工作可以更加顺畅地开展下去,进而推动企业不断向着更为健康优质的方向发展。

(3)注重运用现代化信息技术

伴随着科学技术的不断发展进步,从现状来看,各种现代化信息技术以及人工智能技术等都已经越发成熟,而且功能方面也越发强大,其能够对一个企业的健康发展以及有效运营产生良好的推动作用。因此,企业应该注重将各种先进的现代化信息技术应用到企业办公室行政管理工作中来,以此来提升行政管理的精细化程度,促使行政管理工作效率以及工作质量能够不断提高,进而有效推动企业实现健康长远的发展。

四、针对实现企业办公室行政管理精细化的对策分析

(1)注重积极推行精细化管理制度

对于企业来讲,为了实现办公室行政管理的精细化,便需要注重结合自身的实际发展情况,来构建一个完善的精细化管理制度,以此来为行政管理工作提供一份重要的支持以及保障[3]。对此,企业当中的管理人员需要对一些较为先进的精细化管理理念进行学习和借鉴,以此来保证自身企业精细化制度的科学性,同时在以往较为传统的精细化管理理念以及制度的基础上,做出有效改进以及完善,促使其能够成为符合自身企业实际情况的标准精细化管理制度,从而实现对各项管理工作以及任务的有效细分。除此之外,企业还应该注重大力推行精细化管理制度,过程中应做好相应的细节处理工作,结合管理任务、管理目标来对相关行政工作人员的管理职责进行明确详细的划分,以此来保证相关工作人员在实际开展行政管理工作的过程中,能够有章可依、有规可循,进而科学有效地实施精细化以及规范化的行政管理工作。另外,在对精细化管理制度进行制定的过程当中,企业还应该注重鼓励和引导广大员工积极进行参与,为精细化管理制度的构建献计献策,以此来保证精细化管理制度制定的合理性以及适应性。

(2)注重细化岗位职责

对于企业办公室行政管理工作的精细化来讲,需要企业在日常工作当中注重建立健全相应的考核标准,利用考核制度以及奖惩制度来对相关工作人员的思想以及行为作出有效约束,并且利用考核制度当中的考核内容以及考核目标来细化办公室人员的具体工作职责[4]。对此,企业应该结合行政工作的具体内容、任务以及目标等方面来制定一个较为明确详细的员工职责说明书,促使相关办公室人员能够在开展相关工作以及执行相关任务的时候可以充分意识到自身的职责以及权限,进而更为规范化以及精细化地做好相应的工作以及任务。除此之外,企业还应该注重做好办公室当中各个岗位的调研以及分析工作,以此来不断完善各个员工的岗位职能,从而实现办公室员工岗位职责的精细化管理,这对于提升行政管理的精细化程度有着良好的促进作用,同时相关管理人员还应结合企业自身实际发展情况,分阶段分层次地对相关工作人员进行整合,从而实现岗位方面的精细化调整。

(3)注重提升行政工作者的综合能力

对于企业办公室行政管理工作来讲,其工作内容相对较为琐碎,虽然整体上看来相对较为简单,不过却对相关工作人员的耐心以及细心有着较高的要求,同时在实际开展行政管理工作的时候还需要各个部门以及员工的有效沟通与协作,才能够保证行政管理工作的顺利开展。所以,企业为了实现行政管理的精细化,便需要注重做好相关工作人员的综合能力培养教育工作,利用请进来、走出去的方式来不断促使相关工作人员的专业知识以及专业素质得以不断提升,保证其能够在完成自身工作职责的同时,还能够结合行政管理工作的实际需求,不断优化和提升自身与其他部门以及工作人员的沟通能力以及配合能力,从而促使其综合素质可以不断提升。此外,企业还应该要求以及帮助相关工作人员树立一个良好的学习以及工作态度,使其能够不断充实和提升自身的管理知识以及管理技能,以此来保证办公室行政精细化管理得以顺利高效地开展下去。

(4)注重对人工智能技术的应用

为了实现企业办公室行政管理的精细化,企业还必须要注重加强内部相关辅助体系的建设力度,其不但要对信息化系统进行优化和升级,还应该注重对各种现代化信息技术以及人工智能技术进行有效应用,以此来提升企业办公室行政管理的精细化水平[5]。例如:利用钉钉、极企以及控客等软件来建立办公室智能中枢,以此来实现人与设备以及设备和设备之间的连接,从而来帮助行政管理人员能够无感协同地连接办公室当中的各项设备以及工作人员,从而达到互相协调以及互相协同的目的,进而有效提升行政管理工作效率以及质量。此外,目前,百度打造了新一代人工智能办公平台“如流”。对于如流这个平台来讲,其拥有着三条智能办公流,其中的“通讯流”便对实现企业办公室行政管理的精细化有着良好的促进作用。在企业办公室日常工作当中,会频繁地产生同事之间、员工与上级之间以及与客户之间的沟通和交流,这个过程中避免不了各种信息的传递,而信息能否精准传达到位,通常能够对沟通结果产生重要影响。对于“如流”的通讯流来讲,其便承接着企业日常沟通的各项需求,例如:日常对话,其能够借助语音识别以及翻译技术来实现近三十种语言的智能翻译功能,同时还具备着上线发送回执以及回复特定消息等各项实用小功能,可以切实保证办公室行政管理工作中各项信息传递更加精准到位,这对于实现企业办公室行政管理精细化有着非常重要的促进作用。

结语:综上所述,伴随着经济社会以及科学技术的不断发展进步,企业办公室行政管理精细化发展已经成为一个必然趋势,因此作为企业应该顺应时代发展潮流,对自身行政管理工作作出有效的改良和创新,对此,应注重建立和推行精细化管理制度、注重细化岗位职责、注重提升行政工作者的综合能力以及注重对人工智能技术的有效应用,如此才能够实现企业办公室行政管理的精细化,进而推动企业实现健康长远的发展。

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