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关于高校科研经费使用的现状、问题及对策

2022年01月13日 16:56 阅读:1,839

近年来,随着高校科研项目的资金投入规模在不断加大,科研报销的业务量也在不断的增长。因此,加大对各单位科研项目资金使用的管控是十分必要的。科研项目资金的投入可以体现出一个单位的创新水平,对科研经费的管理是科学技术不断创新的保障,亦是一个单位资金管理水平的体现。政府先后颁布了一系列落实“放管服”法规的文件,其中科研经费管理改革是一项重要举措。

■文/曾莹

关键词:高校;科研经费;现状;问题;对策

在目前科研业务频繁、支出金额加大的情况下,既要不断完善科研经费的管理制度,又要有效地应对海量的科研经费报销的项目。本文通过探讨高校科研经费使用的现状、问题及对策来为科研机构的费用管理提供借鉴和启示:

一、科研经费使用的现状

科研经费的管理,在高校里面主要是归属于两个部门:一是科技处,一是财务处。科技处主要是管理项目申报、立项、结题等环节,财务处主要是管理项目资金下达以后的使用和协助结题时的财务决算报告审核。本文主要是讨论科研经费在财务处管理下的使用情况。 目前科研经费使用,高校大都采用网上报销模式。网上报销的主要流程为:科研人员登录网上报销系统→现场预审接收→审核制单→通过→账务处理→完成报销。网上预约报销成功后,申报人打印各业务类别(日常报销、差旅报销、借款等)的网上预约报销单,经项目负责人签字审核,在指定时间交到财务处预审。若未按照网上报销系统提示提交的报销单据或原始票据不符合财务报销规定的,则会收到驳回提醒。提醒中包含需要补齐的材料或者说明,材料补齐后进行再次预约或者审核。根据各项报销费用的要求进行各项原始凭证的整理与粘贴要求。终审,最后生成记账凭证。网上报销是一种财务管理理念的二次创新,是计算机技术在财务领域的一次全新的演绎。它运用互联网的技术,对财务工作实行统一的管理、协同作业,针对单位财务报销事项做事前、事中及事后的全程全面的、高效的管理和监督,是一种崭新的财务管理模式。

高校应用网上报销系统,上报各单位科研项目报销的精确度也在不断提高。简化了烦琐的报销流程,方便了科研单位报销人员报销的同时,更提升了科研单位的报销效率,提高了财务管理的整体水平。网络报账系统运行之后,报销人员不再受到时间与地域的限制。只要能提供互联网登录的计算机都能根据帐号和密码登录系统,及时进行费用申报,财务人员可在财务系统中根据申报人员提供的信息进行审核,审核无误后通过下达支付指令,完成报销。

二、科研经费使用网上报销模式比传统的手工报销具有的优势

(一)实行网上预约报销,可以减少排队等待时间以及可以即时提交报销单

网上报销不限报销数量,不会造成排队现象。在网络报销的模式下,科研人员无需多次到财务部门进行问询,减少报销人员的问题处理时间的损耗,避免了嘈杂拥挤的环境致使财务工作人员效率低下;还有财务人员可以根据事项的轻重缓急对报销项目进行排序,选择相对固定的工作时间处理网上报销单据,改善了财务人员工作环境,提高了财务人员的工作效率。

(二)银企直接兑付,预约报销人填报报销信息,避免出纳二次录入

网上报销模式对所有报销单据进行了分类,如报销材料费需填写材料费预约报销单、报销测试化验加工费用需填写测试化验加工费预约报销单,各单位对经费进行个性化的设置以使其符合各单位科研经费报销的需要,而且经办人的相关信息如姓名、所在部门、项目名称等均已在初始化信息维护时录入,科研人员可在填写时自动关联弹出可选对话框供申报人员选择;报销单据对于必输栏目设置了强制输入提醒,既有效减少了人工填写错误的概率,又避免出现单据填写不完整的问题。网上报销系统亦有重要栏目选项有选择功能,申报人员只需要所提供的项目中进行选择即可。

(三)网报模式强化了预算事前控制

网上报销模式中科研人员能及时了解每种支出类型的项目预算,在审批前实现预算总额和预算明细的同步控制,从而在系统层面避免出现无预算或是超预算支出的现象,加强预算管理,避免年终调账情况的发生,也提高科研项目管理效率。

(四)报账信息化与便利课题结项

网上报销模式下,科研人员可以实现审批情况的实时反馈。以前报销人往返于财务部门或者是通过电话询问报销状态,而网上报销模式实施之后,其可以自行登录系统实时查看单据状态和汇总信息。年终项目结题验收时,科研人员可以查看项目每张单据对应的凭证号及电子附件,不用再集中赴财务档案室复印验收资料的会计凭证,可以直接登录系统查询并进行批量下载。同时,报销项目经费时,每笔支出均已经对应预算开支科目的功能分类和经济分类,年终编写项目财务决算时,科研人员不用再根据财务账上的经济分类科目进行重新归集,能够更加直观地获取数据,为科研项目结题验收工作带来极大的便利。

三、科研经费使用存在的问题

(一)在采用网上报销模式后,由于对所有报销事项的数量没有限制,每天都是不限号的,这就导致了单据数量的极度不平衡,造成了业务量的大幅增加

对于一些金额较小的业务也会开出一张单据进行报销,这就进一步加大了凭证数量,加重了财会人员的工作量,影响了电脑的运行以及数据库系统的维护,不仅降低了财会人员的工作效率,而且影响了报销事项的完成进度。同时,由于存在现金支付限额1000元的规定,报销人有些时候为了规避限额,还出现了拆开单分开报销的现象,这进一步导致了凭证量和银行支出笔数的剧增,从而加大了相关人员的报销和银行支付工作。

(二)在商品交易过程中,有些业务无法取得正式的发票

如购买动植物等,这类动植物通常是直接向农户或者饲养者购买的,这些供应者无法即时开出发票,为能通过财务审核,避免科研人员自己的损失,存在着通过另外代开发票来报账的弊端,这会使得商品名称、商品数量以及商品单价上的不准确、不真实。

由于长期合作的关系,科研人员在购买实验用材料和试剂时,会找一直有合作的供应商进行各项采购,这将会出现有些业务集中于几个供应商的情况。而且因为有长期合作的关系,报销人有可能与供应商共谋,进而产生虚开发票,所购物品、材料与真实业务不符合等现象。虽然单据是合格的,但业务的真实性存疑,报销人会有套取资金的嫌疑。

(三)由于科研实验的不确定性,难免会出现在项目资金使用过程中,会出现与预算不一致的情况,在这种情况下,就要进行修改项目预算

但预算修改需要涉及到科技处以及财务处这两个部门,双方容易产生“扯皮”、“踢皮球”等现象。因为科研部门是以研究支出的真实性为依据的,而财务部门是以报销制度为依据的,这两者有时会产生不一致的意见并互相推诿,这不仅影响到了预算的及时变更,还会影响到资金的支付以及科研项目的进度等等。

(四)科研仪器设备购置缺乏前期的论证、统筹,容易造成购置重复性、使用效率低等情况

科研项目预算申报时,购置相关固定资产占用项目预算比例较高,资金额度大,并且购入固定资产支出较为容易,因此项目申报时,科研人员仅仅考虑与研究课题相适应的仪器设备,未站在学校资源共享的层面考虑匹配度,而且资产管理部门在项目申报时未参与其中,这样使得仪器设备购置后的使用效率的有效性有待考量。而且相关的仪器设备的预算支出均可在短时期内通过,预算支出进度快,仪器设备的资金占用金额较大,因此形成了资金的不必要浪费。

三、科研经费使用问题的应对措施

(一)在网上预约报销的时候,对报销金额设置最低限额

对于一些金额较小的报销项目,提倡以先分类后汇总再报销的方式进行,从而控制报销发票的数量。除此之外,还应该设置每日报销发票的数量限额,从根本上解决拆分单据量和银行支付量大幅度增加的问题。

(二)针对虚开发票的现象,通过强化内控,建章立制,通过制度约束来控制虚开发票的行为

为有效的避免虚开发票的行为,可以让报销人提供与销货方付款凭证、转账记录、物流记录等可以证明业务真实性的相关凭据,查看发票背后的实质以及资金用途流向,从而判断发票是否假发票、是否虚构了相关的业务。当然,还可以通过电话查询、网络查询等途径了解业务的真实性。

对于集中采购的,以及涉及金额较大的采购业务,学校通过建立试剂材料采购平台,学校根据供应商的资质、产品情况以及以往的声誉等去选择一些合格的供应商引进到平台,尽量拓宽供应商的数量,让科研人员有更多的选择。对于价格波动较大的采购支出,学校同时建立相关材料和物品的市场价格信息库,与其他各供应部门以及市场中介形成良好的信息共享机制,增强信息沟通的程度,降低信息的不对称性。当然,在保证产品质量以及市场价格的情况下,学校也可以对大量数额的材料和物资进行招投标,并报学校审批后执行。科研人员可以在指定的供应商处进行采购,必须严格按照该专项经费的管理规定在项目预算范围内执行。学校对供应商的资质、产品质量等情况进行检查也是十分必要的。

(三)在预算调整过程中,加强各部门协作,让财务处与科技处及时沟通、多交流、多协调,形成有效的工作合力,从业务和财务这两个方面来确定预算变更的合理性

同时,学校也要指导科研人员根据外部环境与项目中的问题来改变预算、灵活处理,从而增强其研究支出的真实性,使得其更加符合现有的报销制度。

(四)学校应该强化固定资产的管理意识,健全相关资产的管理制度

同时,学校也应该加强有关审核人员的岗前培训工作,提升其专业技术性,在审核报销清单时,应按照科研项目计划在预算范围内严格审核与执行,并且从全局出发,判断相关的设备是否存在着重复采购、浪费科研资金等现象。对于此类不良现象,应不予批准购买,从而从根本上杜绝相关浪费资金事项的发生。当然,对于一些相关的医用设备等金额较大、技术性强的设备,学校应该不定期地通过微信工作群、公众号等平台,实时推送一些相关设备信息,做到及时科普。在不影响科研进度以及资金允许的情况下,号召大家尽量购买一些先进的机器设备,而不购买已经被淘汰了的或者以及购买了的设备。学校应该建立资产共享平台,在项目申报预算时提前介入,指导科研人员在做设备预算时,购买的设备是学校短缺的和急需的,而且符合研究需要,这样可以避免浪费。

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